Návod, ako správne vystaviť faktúru + vzor

Každý prekladateľ živnostník raz musí vystaviť svoju prvú faktúru. Po pár mesiacoch tréningu je to už pravidelný, opakujúci sa proces, ale aj tí ostrieľanejší zvyknú sem tam urobiť chybičku. Možno aj vďaka tomuto článku zistíte, že ste vo faktúrach roky robili niečo nesprávne. Vydýchnuť si môžu nateraz tí z vás, ktorí tieto záležitosti prenechávajú svojim účtovníkom. 🙂 

Tlačená alebo elektronická faktúra?

V súčasnosti zákon neurčuje presnú formu, v akej má byť faktúra vyhotovená. Ak chcete vystaviť faktúru v elektronickej podobe, môžete tak urobiť, potrebujete na to však súhlas zo strany príjemcu.

Čo musí obsahovať faktúra?

Bez ohľadu na to, či ste platcom DPH a či službu dodávate v tuzemsku alebo v zahraničí, faktúra musí obsahovať základné náležitosti:

• označenie a údaje oboch účastníkov, čiže dodávateľa a odberateľa, teda obchodné meno, adresu, IČO, DIČ, prípadne IČ DPH (presne podľa zápisu v živnostenskom alebo obchodnom registri),
• označenie registra, v ktorom je dodávateľ zapísaný,
• slovné a číselné označenie faktúry/poradové číslo (napr. Faktúra č. 21 2022),
• peňažnú sumu – spolu alebo podrobne (cena za mernú jednotku a označenie množstva),
• obsah účtovného prípadu – inými slovami, čo je predmetom faktúry – obsah by mal byť zrozumiteľný a čitateľný,
• dátum vystavenia faktúry,
• dátum dodania služby (ak sa dá určiť a ak nie je zhodný s dátumom vystavenia),
• platobné údaje / číslo účtu vo forme IBAN,
• podpis.

Poznámka: Platcovia DPH majú navyše ďalšie povinnosti, ktoré musia na faktúre uvádzať, ale  v tomto článku sa im nebudeme bližšie venovať.

Čo nie je pri faktúrach povinné, ale vítané?

Rovnako ako obchodné vzťahy, aj fakturácia by sa mala držať istých pravidiel.

• Dátum splatnosti faktúry zákon o DPH ani zákon o účtovníctve nespomínajú ako povinný údaj. Ak ho však uvediete, slúži pre vašu ochranu. V prípade neuhradenia faktúry sa od neho odvíja napríklad počítanie úrokov z omeškania.
• Nemiešajte na jednej faktúre práce vykonané v rôznych kalendárnych rokoch.
• Výrazne odlišujte údaje potrebné na platbu, t. j. čiastku, IBAN, variabilný symbol. Ak budú prehľadne označené a pokope, uľahčíte tým prácu človeku, ktorý vám vaše faktúry bude uhrádzať.
• Nepodceňujte celkový vzhľad a formát faktúry. Niekto si vystavuje faktúru napríklad v Exceli alebo vo Worde, v takomto prípade je vhodné faktúru uložiť vo formáte PDF. Dnes si však môžete pomôcť šikovnými programami. Niektoré z nich sú dostupné online (napr. iKros, iDoklad, superfaktura.sk). Základné funkcie sú zadarmo alebo si ich môžete na nejaké obdobie aspoň vyskúšať.

TIP: Ak chcete vytvoriť faktúru vo Worde, stiahnite si náš jednoduchý vzor.

Chaos v dátumoch – koľko ich je, ako a kedy ich vo faktúre uviesť?

Vystavené faktúry v praxi zvyčajne obsahujú 3 rôzne dátumy: dátum vystavenia (faktúry), dátum dodania (služby) a dátum splatnosti. Dátum splatnosti je do veľkej miery založený na dohode oboch strán. Dátum vystavenia a dátum dodania sú často uvedené nesprávne:

• Dátum vystavenia je deň, kedy ste vašu faktúru vystavili, samotné dodanie služby mohlo byť uskutočnené skôr, prípadne v rovnaký deň.
• Dátum dodania je deň, kedy ste dodali službu, teda preklad/tlmočenie. Ak si za služby fakturujete súhrnne, spravidla sa uvádza posledný deň v mesiaci, za ktorý fakturujete.

Ak sa dátum dodania zhoduje s dátumom vystavenia, nie je potrebné uviesť dátum dodania samostatne. V opačnom prípade áno. Pre lepšiu prehľadnosť je však lepšie uvádzať oba dátumy, teda dátum vystavenia a dátum dodania, aj keď sú rovnaké. Na základe dátumu dodania vieme jednoznačne určiť mesiac, do ktorého faktúra daňovo aj účtovne spadá.

Faktúru je potrebné vystaviť čo najskôr, platitelia DPH sú povinní vystaviť doklad do 15 dní od dodania služby, resp. tovaru.

Najčastejšie chyby pri fakturácii

Nesprávne číslovanie faktúr

Čísla označujúce faktúry musia za sebou chronologicky nasledovať. Bez ohľadu na to, či fakturujete jednému alebo viacerým zákazníkom (odberateľom). Ak sa náhodou v číslovaní pomýlite, najistejšie je nesprávnu faktúru stornovať a vystaviť novú so správnym označením. Za nedodržanie správneho číslovania vám totiž hrozí pokuta.

Preklepy a chyby v číslach a názvoch

Ak opakovane vystavujete faktúry rovnakým zákazníkom, možno máte predpripravený vzor faktúry a v nej už len upravujete údaje, aby ste si prácu urýchlili. Ľahko sa tak môže stať, že niektorý údaj zabudnete upraviť. Najčastejšie to býva fakturovaná suma alebo dátum vystavenia.

Stretávame sa aj s nesprávnym označením dodávateľa a odberateľa, či s preklepmi v názve alebo identifikačných číslach odberateľa. Nezabúdajte preto na staré známe „dvakrát meraj, raz rež“.

Nekonkrétny popis fakturovanej služby

Popis fakturovanej služby napríklad v znení „Prekladateľské služby“ môže byť považovaný za priveľmi všeobecný. V takomto prípade vystavujete riziku zákazníka, ktorý môže čeliť podozreniu, že faktúru vystavil za fiktívne služby. Je preto vhodnejšie uviesť aj ďalšie detaily, ako sú jazyková kombinácia, rozsah, špecializácia a podobne.

TIP: Ak fakturujete podľa špecifikácie faktúry, stačí uviesť túto informáciu, namiesto podrobného rozpisovania dodaných služieb jednotlivo. V špecifikácii sú všetky podrobnosti už uvedené.

Vystavujete faktúry sami alebo využívate služby účtovníka? Máte praktické tipy k fakturácii alebo používate užitočný nástroj? Napíšte nám do komentárov.