7+ tipov pre správne telefonovanie

Denisa Kytová Ciferník06.11.2018 Ako na... (tipy a triky) Čas čítania: 3 min.
Žena s úsmevom telefonuje a robí si poznámky

Napriek popularite četovacích služieb je telefonická komunikácia stále nenahraditeľná a denne vybavíme nejeden súkromný či pracovný telefonát. Aj telefonáty majú svoje pravidlá.

Ako by mal vyzerať pracovný alebo obchodný telefonát, ktorým urobíte čo najlepší dojem? Čítajte ďalej a okrem toho sa dozviete niekoľko ďalších praktických tipov. Ale nebojte sa, nejdeme vás učiť, ako predávať produkty cez telefón. 🙂

1. Príprava je kľúčová

Pred samotným telefonátom si pripravte poznámky, akúsi sumarizáciu hlavných bodov, ktoré chcete s druhou stranou prebrať. Nikdy neviete, akým smerom sa bude telefonát uberať a ako ďaleko sa od pôvodného zámeru odkloníte. Preto je lepšie, ak máte aspoň v bodoch pripravené otázky alebo návrhy, ktoré by ste počas telefonického rozhovoru nemali vynechať. Navyše, vyhnete sa nežiaducim zvukovým prejavom ako „hmm“, „őőő“, „emm“ a podobne.

2. Ako začať telefonát

Ak ste ten, kto očakáva telefonát, snažte sa telefón zdvihnúť čo najskôr po zazvonení, aby telefonujúci na druhej strane nemusel dlho čakať. Či už voláte vy, alebo niekto volá vám, na úvod sa vždy pozdravte a predstavte spoločnosť, v ktorej pracujete a aj seba.

Dobrý deň, spoločnosť Krajina zázrakov, pri telefóne Alica Zázračná…

Človek má krátko po začatí hovoru tendenciu prepočuť prvé slová. Práve toto poradie zvyšuje pravdepodobnosť, že si vaše meno zapamätá.

Ak hovor prichádza od osoby, ktorej ste sa nemohli dovolať, pokojne začnite rozhovor tým, že sa poďakujete:

Dobrý deň, pán Malý, ďakujem, že mi voláte naspäť...

Po predstavení druhej strane v krátkosti oznámte, čoho sa telefonát týka. Takisto odporúčame si overiť, či je vhodný čas na telefonát, najmä ak predpokladáte, že bude trvať dlhšie.

 3. Robte si poznámky

Počas telefonátu majte po ruke papier a pero, aby ste si v prípade potreby mohli hneď robiť poznámky a nemohlo sa vám tak stať, že na niečo zabudnete, keď spolu dotelefonujete. Hneď na úvod si napíšte meno volajúceho, prípadne spoločnosť, z ktorej telefonuje.

Tip: Aby ste si meno osoby lepšie zapamätali, nebojte sa volajúceho počas rozhovoru oslovovať  menom.

4. Aktívne počúvanie

Sústreďte sa na to, čo vám volajúci hovorí a pozorne ho počúvajte. Svoje aktívne počúvanie môžete dať najavo napríklad slovami „áno“, „rozumiem“, „mhm“. Nerobte počas hovoru iné aktivity. Mohlo by sa vám stať, že vám niečo unikne alebo niečo zle pochopíte a zbytočnými otázkami by ste potom mohli u volajúceho vzbudiť dojem, že je vám ľahostajný.

Ak však niečomu nerozumiete, pýtajte sa hneď počas telefonátu, aby vám to dotyčný nemusel dodatočne vysvetľovať.

5. Artikulácia s úsmevom

Počas telefonátu hovorte jasne a zreteľne, skôr pomalšie, nahlas a sebavedome. Pokúste sa do telefónu usmievať, pretože aj keď to druhá strana nevidí, určite to bude počuť na vašom hlase.

Dávajte si pozor aj na vyjadrovacie prostriedky, vyjadrujte sa spisovne a nepoužívajte subštandardné, slangové slová ani iné nespisovné výrazy.

6. Rekapitulácia

Ak ide o dôležitý telefonát, napríklad s obchodným partnerom, snažte sa obsah vášho rozhovoru stručne zhrnúť na konci telefonátu a bezodkladne po ňom tento váš rozhovor zrekapitulujte a dotyčnému zašlite aj e-mailom. O tom ako písať formálne emaily sme písali v nedávnom článku.

7. Čas je vzácny

A preto sa patrí poďakovať sa, najmä, ak bol telefonát dlhší. Nezabudnite telefonát ukončiť pozitívne a vyjadriť vaše potešenie z rozhovoru, napríklad:

Ďakujem pekne za Váš čas a teším sa na ďalšiu spoluprácu. Prajem pekný deň, dopočutia!

Zopár rád na záver:

  • Ak sa Vám nepodarilo s dotyčným človekom spojiť, dajte mu o tom vedieť. Napíšte mu e-mail, že ste sa mu pokúšali dovolať a aj to, kvôli čomu a dohodnite si náhradný termín.
  • Pri pracovných telefonátoch sa snažte zvoliť čas telefonátu počas pracovnej doby osoby, ktorej sa chystáte telefonovať. Vo všeobecnosti však platí, že telefonovať by sme nemali pred 8:00 ráno a po 20:00 hod večer. Taktiež ak je to možné, telefonát nerealizujte v čase obeda, teda medzi 12:00 – 13:00.
  • Ak sa telefonát z technických príčin preruší, telefonovať by mal opäť ten, kto volal prvý. Tak sa vyhnete situácii, kedy si budete obaja volať naraz a nedovolá sa ani jeden.
  • Ak potrebujete telefonovať do zahraničia, no daný jazyk neovládate na dostatočnej úrovni, môžete využiť službu tlmočenia cez telefón. Napíšte nám, všetko vám radi vysvetlíme.

Ako ste na tom s telefonovaním vy? Telefonujete radi alebo uprednostňujete e-mailovú komunikáciu? Zažili ste už pri telefonovaní vtipné situácie? Podeľte sa s nami v komentároch. Dopočutia!

Denisa Kytová
Denisa Kytová
Project manager

V LEXIKE som začala pôsobiť v roku 2017 chvíľu po ukončení vysokoškolského štúdia zameraného na prekladateľstvo a tlmočníctvo. Veľmi ma potešilo, že som dostala šancu pracovať v odvetví, ktoré som vyštudovala. Pôsobím na pozícii projektovej manažérky a mám na starosti spracovanie projektov, ako sú odborné (neúradné) preklady, tlmočenie a ďalšie súvisiace služby. V LEXIKE je vždy príjemná a priateľská atmosféra a pri práci tu sa veľa naučím, či už zo sveta prekladov a tlmočenia, ale aj z osobného hľadiska. (Update r. 2020: Po viac ako dvoch rokoch som sa rozhodla vrátiť do rodného mesta, avšak spomienky na LEXIKU zostávajú stále príjemné a vždy sa rada vrátim na návštevu. Teším sa a som vďačná, že som mohla byť súčasťou tímu LEXIKA.)

Čítaj viac

Páči sa vám čo píšeme?
Povedzte to ďalej!

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *