6 rád ako písať formálne e-maily

Lukáš Slovák Ciferník07.06.2018 Ako na... (tipy a triky) Čas čítania: 3 min.
tipy a vzory ako napísať formálny e-mail

E-maily sú v dnešnej dobe samozrejmosťou, ba priam nevyhnutnosťou a pre mnohých z nás je písanie pracovných e-mailov každodennou rutinou. E-maily píšeme automaticky podľa našich zaužívaných zvyklostí a často sa ani nezamýšľame nad správnosťou formálnych náležitostí. Možno si to neuvedomujeme, ale (ne)správne napísaný pracovný e-mail je vizitkou nás i firmy, ktorú reprezentujeme. Ako ich teda písať správne?

Predmet e-mailu ako identifikácia

V prvom rade nezabúdajme na predmet e-mailu, resp. správy. Ten príjemcovi umožní náš e-mail lepšie identifikovať, či spätne dohľadať. Nemal by byť preto pridlhý a mal by obsahovať kľúčové slová alebo slovo charakterizujúce celú správu.

Bez oslovenia to nejde

E-mail začíname pozdravom a oslovením, za ktorým vždy píšeme čiarku. V texte ďalej pokračujeme malým písmenom, pretože tvorí s oslovením jednu vetu a od oslovenia ho oddeľujeme vynechaným riadkom. Vďaka vynechanému riadku medzi oslovením a samotným textom je e-mail prehľadnejší. Oslovenie v e-maile by mohlo vyzerať napríklad takto:

Príklad oslovenia v emaile

Príklad oslovenia v emaile

Jednoduchosť a stručnosť sú kľúčom k úspechu

Prehľadnosť je v každom e-maile naozaj dôležitá. V dlhej správe sa totiž príjemca ľahko stratí alebo, čo je ešte horšie, nevšimne si niektorú podstatnú informáciu. Mali by sme preto používať skôr jednoduché vety, vyjadrovať sa stručne a text e-mailu formálne členiť – rozdeliť vety, vytvoriť odseky alebo napríklad na zoznam úloh použiť odrážky. Správa tak bude oveľa zrozumiteľnejšia.

Slovenčina naša každodenná

Samozrejmosťou pri písaní pracovných e-mailov je vyvarovať sa gramatickým chybám gramatických chýb (pozn. opravené 27. 6. 2018). Odporúčame preto prečítať si po sebe e-mail niekoľkokrát, prípadne urobiť automatickú kontrolu pravopisu. Azda najčastejšou chybou býva samotné skloňovanie slova e-mail. Našim ušiam možno lepšie znie, keď povieme „v e-maili“, v lokáli jednotného čísla má toto slovo spisovný tvar „v e-maile, no po novom sa už pripúšťa aj verzia „v e-maili“. V žiadnom prípade ale nie „v e-maily“! Aj samotné slovo e-mail je pre mnohých mätúce. E-mail, email, či mail – všetky sú gramaticky správne. Viac o spisovnej slovenčine nájdete v rubrike Lexika spisovne.

Večnou dilemou býva tiež písanie zámen a vykanie. Podľa Pravidiel slovenského pravopisu píšeme v liste či inej korešpondencii na znak úcty tvary zámen Ty/Tvoj, Vy/Váš vždy s veľkým začiatočným písmenom, bez ohľadu na to, či je adresátom jedna osoba, ktorej tykáme (Ty, Tvoj) alebo vykáme (Vy, Váš), alebo či je adresátom viac osôb (dvojica, kolektív – takisto Vy, Váš). Ak píšeme e-mail pani Príkladnej správne vykanie je bude nasledovné:

ako správne vykať v emaile

 

S diakritikou alebo bez?

Odlišujú sa aj názory na to, či písať e-maily s diakritikou alebo bez nej. Hoci si niekto na diakritiku nepotrpí, pretože e-mail považuje len za formu rýchlej a efektívnej komunikácie, text s diakritikou je jednoznačne zrozumiteľnejší, dôveryhodnejší a urobí lepší dojem.

Pozor si treba dať aj na používanie výkričníkov. Tie sa vo všeobecnosti neodporúča používať, pretože e-mail môže pôsobiť negatívne. Rovnako negatívne môže pôsobiť aj písanie celej správy alebo jej časti veľkými písmenami.

Slovo na záver

Na zdvorilostné formuly, ktoré sú znakom slušnosti, nesmieme zabúdať ani v závere e-mailu. Môžeme použiť celú vetu, za ktorú dávame bodku, alebo použijeme jednoduchú formulu, napríklad S pozdravom“, za ktorú nekladieme ani bodku, ani čiarku. Za zdvorilostnú formulu doplníme už len náš podpis, aby nás prijímateľ mohol ľahko identifikovať. V prípade pracovných e-mailov je vhodné podpis doplniť o kontaktné údaje (telefónne číslo, adresa, názov firmy,...). Druhá strana tak hneď zistí, kde a ako nás môže zastihnúť.

ako ukončiť formálny email príklad ukončenia emailu

V tomto článku sme sa zamerali na písanie formálnych e-mailov v slovenčine. Ako zvládnuť písanie e-mailov v angličtine zistíte v ďalšom článku. A pozreli sme sa aj na to, ako si poradiť s anglickými skratkami v e-mailoch.

Napriek tomu, že je e-mail predovšetkým prostriedok rýchlej komunikácie, vždy by sme si na jeho písaní mali dať záležať. Stačí pritom rešpektovať len pár pravidiel a ľudia si určite všimnú a ocenia náš prístup.

Lukáš Slovák
Lukáš Slovák
Project manager

V LEXIKE som svoju kariéru začal v roku 2016 ako asistent projektových manažérov a s prestávkami na pracovno-jazykové pobyty v USA a Taliansku som postupne dokončil štúdium prekladateľstva a tlmočníctva v kombinácii angličtina-taliančina. Následne som prešiel na pozíciu projektového manažéra. Prekladaniu a prekladom som sa aktívnejšie venoval od roku 2014, momentálne však na ne neostáva priestor, tak si radšej prečítam dobre preloženú (či nepreloženú) knihu. Moje pozadie mi umožňuje detailne spracovať a riadiť projekty a vyhovieť i netradičným požiadavkám našich klientov. S prekladateľmi sa rád pozhováram aj na/o niektorej z „jazykových“ rovín.

Čítaj viac

Páči sa vám čo píšeme?
Povedzte to ďalej!

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *