/ +421 2 5010 6700 Po – Pi: 8.00 – 18.00 hod.

6 rád ako písať formálne emaily

Darina Časárová Ciferník07.06.2018 Pre zákazníkov
Emaily letiace z počítača

Emaily sú v dnešnej dobe samozrejmosťou, ba priam nevyhnutnosťou a pre mnohých z nás je písanie pracovných emailov každodennou rutinou. Emaily píšeme automaticky podľa našich zaužívaných zvyklostí a často sa ani nezamýšľame nad správnosťou formálnych náležitostí. Možno si to neuvedomujeme, ale (ne)správne napísaný pracovný email je vizitkou nás i firmy, ktorú reprezentujeme. Ako ich teda písať správne?

Predmet emailu ako identifikácia

V prvom rade nezabúdajme na predmet správy. Ten príjemcovi umožní náš email lepšie identifikovať, či spätne dohľadať. Nemal by byť preto pridlhý a mal by obsahovať kľúčové slová alebo slovo charakterizujúce celú správu.

Bez oslovenia to nejde

Email začíname pozdravom a oslovením, za ktorým vždy píšeme čiarku. V texte ďalej pokračujeme malým písmenom, pretože tvorí s oslovením jednu vetu a od oslovenia ho oddeľujeme vynechaným riadkom. Vďaka vynechanému riadku medzi oslovením a samotným textom je email prehľadnejší.

Spôsoby oslovenia v emaile

Jednoduchosť a stručnosť sú kľúčom k úspechu

Prehľadnosť je v každom emaile naozaj dôležitá. V dlhej správe sa totiž príjemca ľahko stratí alebo, čo je ešte horšie, nevšimne si niektorú podstatnú informáciu. Mali by sme preto používať skôr jednoduché vety, vyjadrovať sa stručne a text emailu formálne členiť – rozdeliť vety, vytvoriť odseky alebo napríklad na zoznam úloh použiť odrážky. Správa tak bude oveľa zrozumiteľnejšia.

Slovenčina naša každodenná

Samozrejmosťou pri písaní pracovných emailov je vyvarovať sa gramatickým chybám gramatických chýb (pozn. opravené 27.6.2018). Odporúčame preto prečítať si po sebe email niekoľkokrát, prípadne urobiť automatickú kontrolu pravopisu. Azda najčastejšou chybou býva samotné skloňovanie slova email. Našim ušiam možno lepšie znie, keď povieme „v emaili“, ale v lokáli jednotného čísla má toto slovo tvar „v emaile. Aj samotné slovo email je pre mnohých mätúce. Email, e-mail, či mail – všetky sú správne.

Večnou dilemou býva tiež písanie zámen. Podľa Pravidiel slovenského pravopisu píšeme v korešpondencii na znak úcty tvary zámen Ty/Tvoj, Vy/Váš vždy s veľkým začiatočným písmenom, bez ohľadu na to, či je adresátom jedna osoba, ktorej tykáme (Ty, Tvoj) alebo vykáme (Vy, Váš), alebo či je adresátom viac osôb (dvojica, kolektív – takisto Vy, Váš).

Vykanie v emaile

S diakritikou alebo bez?

Odlišujú sa aj názory na to, či písať emaily s diakritikou alebo bez nej. Hoci niekto na diakritiku nekladie dôraz, pretože email považuje len za formu rýchlej a efektívnej komunikácie, text s diakritikou je jednoznačne zrozumiteľnejší, dôveryhodnejší a urobí lepší dojem.

Pozor si treba dať aj na používanie výkričníkov. Tie sa vo všeobecnosti neodporúča používať, pretože email môže pôsobiť negatívne. Rovnako negatívne môže pôsobiť aj písanie celej správy alebo jej časti veľkými písmenami.

Slovo na záver

Na zdvorilostné formuly, ktoré sú znakom slušnosti, nesmieme zabúdať ani v závere emailu. Môžeme použiť celú vetu, za ktorú dávame bodku, alebo použijeme jednoduchú formulu, napríklad „S pozdravom“, za ktorú nekladieme ani bodku, ani čiarku. Za zdvorilostnú formulu doplníme už len náš podpis, aby nás prijímateľ mohol ľahko identifikovať. V prípade pracovných emailov je vhodné podpis doplniť o kontaktné údaje (telefónne číslo, adresa, názov firmy,...). Druhá strana tak hneď zistí kde a ako nás môže zastihnúť.

Ukončenie emailu

V tomto článku sme sa zamerali na písanie formálnych emailov v slovenčine. O tom, ako zvládnuť písanie emailov v angličtine si môžete prečítať tu.

Napriek tomu, že je email predovšetkým prostriedok rýchlej komunikácie, vždy by sme si na jeho písaní mali dať záležať. Stačí pritom rešpektovať len pár pravidiel a ľudia si určite všimnú a ocenia náš prístup.

Páči sa vám čo píšeme?
Povedzte to ďalej!

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *