Apostila – všetko, čo potrebujete vedieť

Poďme si najprv urobiť poriadok v pojmoch. Pojem apostille pochádza z francúzskeho slova a v slovenských textoch sa s ním bežne stretávame v troch podobách: mužský rod – apostil, ženský rod apostila a v pôvodnej verzii ako apostille. Ktorá podoba je spisovná?

Všetky tri. Ale vzhľadom na to, že pôvodné zaradenie daného slova je ženského rodu, v slovenčine sa preferuje používanie tvaru v ženskom rode, teda apostila.

Čo si predstaviť od pojmom apostila?

Apostila je overenie pravosti dokumentu, čiže podpisu a odtlačku pečiatky na verejnej listine za účelom jej použitia v zahraničí. Pod zahraničím myslíme štáty, ktoré pristúpili k Haagskemu dohovoru. Týmto dohovorom sa v roku 1961 zrušila požiadavka vyššieho overenia zahraničných verejných listín, tzv. superlegalizácia.
Aktuálny zoznam krajín, ktoré sú členmi Haagskeho dohovoru nájdete na webe Ministerstva zahraničných vecí SR.

V praxi to znamená, že v daných krajinách už nie je potrebné osvedčovať dokumenty vo viacerých stupňoch na rôznych orgánoch, ale stačí ich len apostilovať, aby boli uznané v príslušnej inštitúcií.

Pozn.: V krajinách, ktoré nepristúpili k Haagskemu dohovoru je naďalej potrebné konzulárne vyššie overenie – tzv. superlegalizácia.

Ako vyzerá apostila?

Ide o špeciálnu pečiatku alebo osobitný list v tvare štvorca s dĺžkou hrany aspoň deväť centimetrov, ktorý sa pripája k oficiálnym listinám. Pozostáva z desiatich základných bodov a musí povinne obsahovať výraz Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) vo francúzskom jazyku.

Kedy je apostila potrebná?

Apostiláciu nemusíte vybavovať pri každom oficiálnom dokumente, ktorý chcete použiť v zahraničí. Je potrebná iba vtedy, ak to vyžaduje úrad, ktorému sa úradné dokumenty odovzdávajú. Odporúčame vopred si zistiť, čo všetko potrebujete priamo v inštitúcii, ktorej budete dokument predkladať.

Apostiláciu nevyžadujú ani krajiny, s ktorými má Slovensko uzatvorenú bilaterálnu dohodu o právnej pomoci týkajúcu sa legalizácie dokumentov.

Prečo je apostila potrebná?

Vďaka tomuto overeniu pravosti dokumentu nadobúdajú verejné listiny právnu silu v inom štáte. Jednoducho povedané, na základe apostily si môže byť úradník v zahraničí istý, že dokument, ktorý mu predkladáte, nie je sfalšovaný a bol skutočne vydaný orgánom oprávneným danú listinu vydať.

Kde vybaviť apostilu?

Apostiláciu vykonáva vždy príslušný orgán štátu, v ktorom bola listina vydaná. Každý orgán vydáva apostilu pre iné typy dokumentov.

Niektoré príklady uvádzame nižšie podľa typu dokumentu:

• matričné doklady – rodný list, sobášny list, úmrtný list apostiluje okresný úrad,
• výpisy z registra trestov, výpis z katastra apostiluje Ministerstvo zahraničných vecí SR,
• vysvedčenie a diplom apostiluje Ministerstvo školstva a následne sa vyhotoví kópia overená notárom,
• živnostenský list vydá okresný úrad a následne ho apostiluje sekcia Verejnej správy Ministerstvo vnútra SR,
• výpisy z obchodného registra apostiluje krajský súd,
• znalecké posudky apostilujú krajské súdy
• úradné preklady apostilujú krajské súdy,
• doklady totožnosti sa najprv overujú u notára a následne sa apostilujú na krajskom súde,
• plné moci, čestné prehlásenia, čestné vyhlásenia a zmluvy sa podpisujú pred notárom a následne sa apostilujú krajskom súde,
• potvrdenia o trvalom alebo prechodnom pobyte pre občanov zo Slovenska sa apostilujú na okresnom úrade,
• potvrdenia o trvalom alebo prechodnom pobyte pre občanov zo zahraničia, ktorí žijú na Slovensku najprv vydá Oddelenie cudzineckej polície PZ a následne apostiluje Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí SR,
• doklady o štátnom občianstve apostiluje Ministerstvo vnútra SR,
• lekárske správy apostiluje Ministerstvo zdravotníctva SR,
• listiny vydané okresnými súdmi alebo súdnymi exekútormi apostiluje krajský súd,
• listiny vydané alebo osvedčené notármi apostiluje krajský súd,
• listiny o vykonaní vojenskej služby apostiluje Ministerstvo obrany SR,
• výpis z katastra nehnuteľností na použitie v zahraničí apostiluje Úrad geodézie, kartografie a Konzulárny odbor Ministerstva zahraničných vecí SR.

Pre istotu si vždy vopred overte, ktorý orgán má právo osvedčiť váš dokument.

Ako vybaviť apostilu?

Na to, aby vám príslušný orgán vydal apostilu, musíte predložiť žiadosť, originálny dokument, ktorý sa má apostilovať a zaplatiť správny poplatok.

Za apostiláciu jedného dokumentu zaplatíte 10 EUR bez ohľadu na počet jeho strán. Hradí sa v hotovosti alebo je možné zakúpiť elektronický kolok v automate, prípadne na Slovenskej pošte.

Ako súvisí apostila s úradnými prekladmi?

Apostila sa vydáva v úradnom jazyku štátu, ktorý vám vydal príslušný dokument. Preto ak chcete dokument s apostilou použiť v zahraničí, je potrebné, aby ste si dokument aj apostilu dali úradne preložiť v prekladateľskej agentúre alebo u úradného prekladateľa.

Ako vyzerá aspotilácia dokumentov v praxi?

Aké kroky sa spájajú s apostiláciou si ukážeme na príklade rodného listu vydaného v Bratislave.

1. Rodný list, resp. jeho duplikát vám vydá matričný úrad príslušného obvodu v Bratislave. (Za duplikát rodného listu zaplatíte poplatok 5 EUR).

2. Podpis a pečiatku matrikára na rodnom liste osvedčí apostilou Obvodný úrad Bratislava

3. Apostilovaný rodný list dodáte prekladateľskej agentúre alebo úradnému prekladateľovi, aby vám vyhotovil úradný preklad.

4. Podpis a pečiatku úradného prekladateľa na preklade osvedčí apostilou krajský súd, pod ktorý spadá daný úradný prekladateľ.

5. Hotovo. Dokument môžete použiť v zahraničí, a to v ktoromkoľvek zmluvnom štáte dohovoru bez ďalšieho overenia.

Potrebujete úradný preklad apostily či verejnej listiny? Kontaktujte nás, radi vám pomôžeme.